Conditions générales d’utilisation

1. Objet

Line est un service en ligne de suivi de réunions pour consultants indépendants : comptes-rendus, tâches, sujets, contrats et agenda par client. Les présentes conditions encadrent son utilisation. Il est édité par Victor Heckmann, Entrepreneur individuel (micro-entreprise)(SIRET 98985515000011). Le service s’adresse à des professionnels, dans le cadre de leur activité.

2. Compte

Pour utiliser le service, vous créez un compte avec une adresse e-mail et un mot de passe, ou avec votre compte Google. Vous êtes responsable de la confidentialité de vos identifiants et des actions faites depuis votre compte. Les informations que vous donnez doivent être exactes. Un espace de travail appartient à un seul consultant.

3. Prix

Le service est fourni gratuitement à la date de mise à jour de ces conditions. Une offre payante est annoncée au tarif de 19,99 € TTC par mois. Elle fera l’objet d’une information au moins 30 jours avant sa mise en place, de conditions de souscription et de résiliation distinctes, et aucun montant ne sera prélevé sans votre souscription explicite. Jusque-là, aucune donnée de paiement n’est collectée.

4. Vos contenus

Vous restez propriétaire des contenus que vous saisissez, importez ou faites parvenir au service (comptes-rendus, transcriptions, contrats, mails, événements d’agenda…). Vous nous autorisez uniquement à les traiter pour fournir le service. Vous garantissez avoir le droit de les confier au service, notamment au regard des accords de confidentialité qui vous lient à vos clients et des règles d’enregistrement des réunions : c’est à vous de vérifier ce que ces accords permettent.

5. Fonctions d’intelligence artificielle

Le service utilise un modèle d’intelligence artificielle pour analyser vos comptes-rendus, vos mails et vos contrats, proposer des tâches et des sujets, rédiger des résumés et des ordres du jour, et répondre à vos questions. Ces résultats peuvent être incomplets ou inexacts : vous restez responsable de l’usage que vous en faites. Pour que vous sachiez ce qui se passe sans vous :

• les tâches et sujets détectés dans un compte-rendu vous sont proposés et n’existent qu’après votre validation ;
• un compte-rendu reçu par e-mail ou par un outil de prise de notes est enregistré en brouillon, en attente de votre validation ;
• une tâche que le compte-rendu déclare terminée peut être fermée par le service ; vous pouvez la rouvrir, et supprimer le compte-rendu la rouvre aussi ;
• des fiches de contacts peuvent être créées ou complétées à partir de la signature d’un mail ou des participants d’une réunion ;
• les résumés de mails, le brief du jour et les notifications sont produits automatiquement.

6. Connexions à des services tiers

Vous pouvez connecter Google Agenda, Gmail, Outlook (agenda et messagerie), des outils de prise de notes ou un assistant d’intelligence artificielle (Claude, ChatGPT). Ces connexions sont facultatives, limitées à la lecture lorsque le service tiers le permet, et révocables à tout moment depuis le service ou depuis votre compte chez le tiers. Un assistant connecté peut lire et écrire dans votre espace sur vos instructions : vous répondez de ce que vous lui demandez. Le traitement des données Google et Microsoft est décrit dans la politique de confidentialité.

7. Utilisation acceptable

Il est interdit de perturber le service, d’en contourner les limites techniques (nombre d’appels, volume d’analyse), d’y accéder de façon automatisée non prévue, ou de l’utiliser pour des contenus illicites. Le service applique des plafonds d’usage raisonnables, notamment sur les fonctions d’intelligence artificielle, pour rester disponible pour tous.

8. Disponibilité et responsabilité

Le service est fourni « en l’état », sans garantie de disponibilité continue. L’éditeur s’efforce de le maintenir et de protéger vos données (sauvegarde quotidienne, voir la politique de confidentialité), mais ne peut être tenu responsable des dommages indirects, ni d’une perte de données due à un événement hors de son contrôle. Nous vous conseillons de conserver vos documents d’origine. La responsabilité de l’éditeur est, dans tous les cas où la loi le permet, limitée aux sommes que vous lui avez versées au cours des douze derniers mois. Ces limites ne s’appliquent pas là où la loi l’interdit.

9. Suspension et fin du compte

Vous pouvez supprimer votre compte à tout moment depuis Paramètres : vos données sont alors supprimées. L’éditeur peut suspendre un compte en cas de non-respect de ces conditions, après vous en avoir informé sauf urgence.

10. Modifications

Ces conditions peuvent évoluer. En cas de changement important, vous en serez informé au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

11. Droit applicable et contact

Ces conditions sont régies par le droit français. Pour toute question : contact@linecopilot.com. Consultez aussi les mentions légales et la politique de confidentialité.

12. Traitement des données pour votre compte (article 28 du RGPD)

Pour les données personnelles que vous mettez dans votre espace (vos clients et leurs contacts, vos comptes-rendus, transcriptions, mails et réunions), vous êtes responsable du traitement et l’éditeur est votre sous-traitant. Le présent article vaut accord de sous-traitance.

• Objet, durée, nature et finalité. Hébergement, analyse par intelligence artificielle, affichage et partage de vos contenus pour le suivi de vos missions, pendant toute la durée de votre compte. Catégories de personnes : dirigeants, salariés et partenaires de vos clients, participants à vos réunions, expéditeurs de mails, visiteurs de la page partagée. Catégories de données : identité et coordonnées professionnelles, fonctions, propos tenus en réunion, contenus de mails, documents contractuels.
• Instructions. L’éditeur ne traite ces données que sur vos instructions : celles de ces conditions, et celles que vous donnez en utilisant le service (connecter une intégration, importer un document, poser une question, publier un lien).
• Confidentialité et sécurité. Les personnes autorisées à accéder aux données (l’éditeur seul à ce jour) sont tenues à la confidentialité. Les mesures de sécurité sont décrites dans la politique de confidentialité et sur la page Paramètres › Sécurité & conformité.
• Accès pour assistance. Pour diagnostiquer et corriger un problème, l’éditeur peut afficher votre espace tel que vous le voyez, uniquement à votre demande ou avec votre accord, sauf incident de sécurité. Cet accès est en lecture seule : aucune donnée ne peut être modifiée, et aucun export ni aucune connexion à un service tiers ne peut être lancé. Il dure une heure au plus et est réservé aux personnes autorisées par l’éditeur. Chaque accès est journalisé (qui, quand, pendant combien de temps) ; vous pouvez en demander la liste à contact@linecopilot.com.
• Sous-traitants ultérieurs. Vous autorisez l’éditeur à recourir aux prestataires listés dans la politique de confidentialité (hébergement, base de données, modèles d’intelligence artificielle, e-mails, authentification, supervision, sauvegarde). Tout ajout ou remplacement vous est annoncé 30 jours à l’avance ; si vous vous y opposez, vous pouvez supprimer votre compte avant l’entrée en vigueur. L’éditeur impose à ces prestataires des obligations équivalentes et reste responsable envers vous.
• Transferts hors Union européenne. Certains prestataires sont établis aux États-Unis ; les transferts reposent sur une certification Data Privacy Framework ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
• Assistance. L’éditeur vous aide à répondre aux demandes des personnes concernées (accès, rectification, effacement, portabilité) et à remplir vos obligations de sécurité, d’analyse d’impact et de notification.
• Violation de données. L’éditeur vous informe de toute violation touchant vos données sans délai indu après en avoir eu connaissance, et au plus tard dans les 72 heures, avec les informations utiles à votre propre notification.
• Fin du traitement. À la suppression de votre compte, vos données sont effacées de la base active immédiatement et des sauvegardes dans les 30 jours. Vous pouvez demander une copie de votre espace avant.
• Vérification. L’éditeur met à votre disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de cet article (registre des traitements, liste des prestataires, mesures de sécurité) et répond à vos questions raisonnables.
• Vos obligations. Vous veillez à disposer d’une base légale pour confier ces données au service, vous informez les personnes concernées (vos clients et leurs contacts, les participants aux réunions que vous enregistrez) de l’usage d’un outil de suivi assisté par intelligence artificielle, et vous répondez à leurs demandes. Un modèle de mention est disponible sur demande.

13. Phase de test (bêta)

Tant que le service est proposé en phase de test, y compris sur invitation, les règles suivantes complètent les articles précédents. En cas de contradiction, elles priment pendant cette phase.

• Un service en cours de construction. Le service est en test : des fonctions peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées en cours de route, et comporter des erreurs. Il est fourni sans garantie de disponibilité, de continuité ni de résultat, notamment pour les contenus produits par l’intelligence artificielle (article 5).
• Fin ou changement de la phase de test. L’éditeur peut mettre fin à la phase de test, ou en changer les conditions d’accès, en vous prévenant par e-mail au moins 30 jours à l’avance. Ce préavis vous laisse le temps d’exporter vos données ou de supprimer votre compte. Une fonction peut toutefois être suspendue sans préavis si la sécurité du service ou de vos données, ou une obligation légale, l’exige.
• Aucune facturation sans votre accord. La participation à la phase de test est gratuite. Comme le prévoit l’article 3, aucune somme ne vous sera demandée sans une information au moins 30 jours à l’avance et sans votre souscription explicite. Les conditions applicables à votre compte après la phase de test vous seront communiquées avec ce préavis.
• Vos retours. Vous pouvez nous transmettre des suggestions, des signalements d’erreur ou des avis. Vous autorisez l’éditeur à les utiliser gratuitement pour améliorer le service, sans obligation de les mettre en œuvre. Ne mettez pas dans un retour de données de vos clients ou de leurs contacts : décrivez le problème sans elles. Vos retours ne sont jamais publiés sous votre nom sans votre accord.
• Responsabilité. L’article 8 s’applique pendant la phase de test. Ses limites ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle de l’éditeur, ni là où la loi l’interdit.
• Gardez une copie de vos données. L’éditeur sauvegarde la base chaque jour, mais un service en test peut connaître des incidents. Conservez vos documents d’origine et téléchargez régulièrement une copie de votre espace depuis Paramètres › Exporter mes données (un fichier JSON avec vos clients, personnes, comptes-rendus, tâches, sujets, réunions et contrats, sans les fichiers joints).

14. Extension Chrome et Edge

Line propose une extension pour les navigateurs Chrome et Edge, qui permet de transcrire dans votre espace une visioconférence Google Meet ou Microsoft Teams. Elle est facultative et s’utilise avec votre compte : les présentes conditions s’appliquent, et la politique de confidentialité décrit ce qu’elle lit et envoie. En plus :

• Vous prévenez les participants avant chaque transcription. Vous ne transcrivez une réunion qu’après avoir informé tous les participants que la réunion est transcrite et par qui, et leur avoir laissé la possibilité de s’y opposer. Si l’un d’eux refuse, ou si un accord de confidentialité, le règlement de l’organisateur ou la loi applicable l’interdit, vous ne lancez pas la transcription. La case « J’ai prévenu les participants » est une déclaration de votre part, que vous faites sous votre responsabilité ; le réglage « ne plus me redemander pour ce client » ne vous dispense pas de prévenir à chaque réunion. Sur Google Meet, l’extension peut aussi utiliser le nom que Meet affiche pour chaque participant afin de nommer les voix de la transcription : dites-le dans votre annonce, relisez les noms attribués avant de partager un compte-rendu, et corrigez-les ou supprimez-les à la demande d’un participant.
• Interdiction d’enregistrer à l’insu des participants. Il est interdit d’utiliser l’extension pour capter le son d’une réunion sans en informer ses participants, pour une réunion à laquelle vous ne participez pas, ou pour tout autre usage que le suivi de vos missions. L’éditeur peut suspendre la fonction ou le compte en cas de manquement (articles 9 et 13).
• Ce que l’extension fait, et ne fait pas. Elle ne capte le son de l’onglet et le micro qu’après que vous avez lancé la transcription, et s’arrête quand vous la mettez en pause, la terminez, fermez l’onglet ou quittez l’appel. Elle dépend de votre navigateur et des services de visioconférence, qui peuvent changer : elle peut cesser de fonctionner, ou mal détecter la fin d’un appel, sans que l’éditeur en soit responsable (article 8). Vérifiez que la transcription tourne avant de compter dessus.
• Responsabilités. Pour la voix et les propos des participants, vous êtes responsable du traitement et l’éditeur votre sous-traitant (article 12). Vous répondez de la licéité de chaque transcription que vous lancez.